SE Factory B.V. privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonlijke gegevens die binnen onze organisatie worden verwerkt. 

Artikel 1. Privacybeleid

1. Het doel van deze privacyverklaring is om uit te leggen hoe wij omgaan met privacy.
2. Wij zijn de controller. Onze volledige gegevens zijn:

3. We respecteren en beschermen je privacy. We stellen alles in het werk wat redelijkerwijs mogelijk is om ervoor te zorgen dat alle persoonlijke gegevens die aan ons worden verstrekt, vertrouwelijk worden behandeld en te allen tijde worden gebruikt, opgeslagen en beheerd in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

4. Alle klanten, bezoekers van onze website en medewerkers zijn betrokkenen en geven ons toestemming om persoonsgegevens op te nemen in het geautomatiseerde bestand en deze gegevens te gebruiken voor de in artikel 2 beschreven doeleinden.

5. De basis voor de verwerking van persoonsgegevens is: uitvoering van de koopovereenkomst, ons gerechtvaardigd belang (marketing en verbetering), in sommige gevallen een vitaal belang, het voldoen aan een wettelijke verplichting en uitdrukkelijke toestemming.
   

Artikel 2. Doel van gegevensverzameling

2.1 U stemt ermee in dat wij de door u verstrekte persoons- en adresgegevens uitsluitend delen met onze leveranciers die namens ons optreden voor de hieronder onder 2.3 beschreven doeleinden. Voor zover wij uw uitdrukkelijke toestemming vragen, hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken.

2.2 De verwerking van persoonsgegevens binnen de organisatie geldt voor de volgende categorieën personen: huidige en voormalige klanten en medewerkers, en bezoekers van de website.

2.3 Wij garanderen dat alle persoonlijke gegevens die u aan ons verstrekt primair worden gebruikt voor het volgende: 

1. Het verkoopcontract uitvoeren.
2. Wijzigingen in beleid, documenten en onze diensten melden.
3. Registreren en afhandelen van klachten, verzoeken en aanvragen.
4. Voldoen aan de wettelijke (fiscale) bewaarplicht en andere wettelijke en reglementaire verplichtingen.
5. Facturen en automatische incasso's verwerken.
6. Het beveiligen en beschermen van onze bedrijfsactiviteiten en het identificeren en helpen minimaliseren van fraude, ongeautoriseerde activiteiten, claims en andere aansprakelijkheden.
7. Relaties onderhouden met klanten en leveranciers.
8. Anoniem uitvoeren van (demografisch en statistisch) onderzoek.
9. De arbeidsovereenkomst uitvoeren.

Artikel 3. Categorieën van verzamelde gegevens 

De categorieën van gegevens over u die wij mogen verzamelen, gebruiken, openbaar maken en anderszins verwerken, kunnen van land tot land en van wetgeving tot wetgeving verschillen. 

1. Naam en contactgegevens: Wij verzamelen uw bedrijfsnaam, voor- en achternaam, e-mailadres, postadres en andere soortgelijke contactgegevens zoals uw e-mailadres en telefoonnummer. 
2. Inhoud: We verzamelen inhoud uit de berichten die u ons hebt gestuurd, uw vragen en de informatie die u hebt verstrekt voor het verwerken van de verkoopovereenkomst, aftersalesactiviteiten en eventuele klachtenafhandeling. 

3. Betalingsgegevens Wij verzamelen de gegevens die nodig zijn voor de facturering en de inning daarvan en, als u een werknemer bent, uw beloning. 
4. Apparaat- en verbruiksgegevens: We verzamelen informatie over uw apparaat, zoals het IP-adres, de internetbrowser en het type apparaat, apparaat-ID's, informatie over inloggen en uitloggen, regionale en taalinstellingen en hoe u en uw apparaat werken met onze website(s) en onze diensten/producten. Deze gegevens omvatten informatie over de besturingssystemen en andere software die op uw apparaat zijn geïnstalleerd, inclusief productcodes.
   
5. Referenties We kunnen referenties verzamelen als u een werknemer bent.

Artikel 4. Toegang tot, rectificatie of uitwissing van persoonsgegevens

4.1 Wij streven ernaar om uw gegevens nauwkeurig bij te houden. U hebt het recht om toegang te krijgen tot de gegevens die over u worden verwerkt, om deze te laten corrigeren en om onjuiste gegevens te laten wissen. 

4.2 Om deze rechten uit te oefenen of een klacht in te dienen of een verzoek om informatie over ons privacybeleid in te dienen, kunt u per e-mail contact met ons opnemen via info@emdrkit.com.

4.3 Om u in staat te stellen uw rechten uit te oefenen, kunnen wij u vragen een kopie van uw identiteitskaart met uw verzoek mee te sturen of kunnen wij andere stappen ondernemen om uw identiteit te verifiëren. Om uw privacy zoveel mogelijk te waarborgen verzoeken wij u uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. We reageren uiterlijk binnen vier weken op je verzoek.

4.4 Wij kunnen kosten in rekening brengen als u binnen een periode van 6 maanden voor de tweede keer een verzoek indient.

Artikel 5. Derden 

5.1 Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden zonder uw uitdrukkelijke toestemming, tenzij een wettelijke bepaling ons daartoe dwingt of een dergelijke verstrekking aan een derde noodzakelijk is.

5.2 Wij delen adres-, persoons- en betaalgegevens met derden die namens ons diensten uitvoeren, voor kwaliteitsdoeleinden of vanwege een wettelijke verplichting. Derden die wij gebruiken zijn onder andere het betaalsysteem Mollie, het bestelsysteem Woocommerce, het verzendsysteem Sendcloud, het e-mailprogramma Gmail, het boekhoudprogramma KING en het chatprogramma senddesk. Wij geven deze derde partijen geen toestemming om de informatie voor hun eigen doeleinden te gebruiken.

5.3 Links naar websites van derden worden alleen voor uw gemak weergegeven. Wanneer u deze sites gebruikt, verlaat u onze website. Wij beheren deze sites niet en zijn er niet verantwoordelijk voor. Als u besluit een site van een derde partij te bezoeken die aan deze site is gekoppeld, doet u dit geheel op eigen risico. 

5.4 Wij verwerken de gegevens die wij over u verzamelen alleen binnen de Europese Economische Ruimte ('EER').

5.5 Onze website installeert cookies om een betere webervaring te creëren. Cookies worden niet voor andere doeleinden gebruikt. 

5.6 Na beëindiging van de verwerking zijn derden verplicht de gegevens en eventuele kopieën te verwijderen, tenzij de verwerker verplicht is deze gegevens te bewaren. 

Artikel 6. Veiligheid 

6.1 Wij besteden de grootst mogelijke zorg aan het veilig verwerken van uw gegevens, met als doel het voorkomen van onbevoegde toegang tot of openbaarmaking van gegevens, het handhaven van de nauwkeurigheid van gegevens en het waarborgen van correct gebruik van gegevens. Hiertoe hebben we fysieke, elektronische en organisatorische controlemaatregelen genomen om de informatie die we online verzamelen te beschermen en te beveiligen. We gebruiken encryptie, waaronder SSL-beveiliging, om belangrijke gegevens te verzamelen of over te dragen. 

6.2 Wij kunnen de effectiviteit van dergelijke veiligheidsmaatregelen niet garanderen en niets in deze kennisgeving kan worden opgevat als een expliciete of impliciete garantie tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.

6.3 Dienstverleners die toegang hebben tot uw informatie om namens ons diensten te verlenen, zijn contractueel verplicht om dergelijke informatie vertrouwelijk te behandelen en adequate maatregelen voor gegevensbeveiliging te implementeren, en mogen deze informatie niet voor andere doeleinden gebruiken. 

Artikel 7. Vermoeden van misbruik

7.1 Wij behouden ons het recht voor om bij een vermoeden van misbruik zowel proactief als corrigerend op te treden. Dit betekent dat wij in geval van een vermoeden van misbruik het recht hebben om alle gegevens van en over bezoekers en elke bestelling/informatieaanvraag op te slaan en te bewaren als mogelijk bewijs van misbruik. Ook hebben wij het recht om bij een voldoende onderbouwd vermoeden van misbruik nadere informatie over de inschrijver op te vragen bij derden. Als er voldoende bewijs is, kunnen we passende maatregelen nemen, waaronder uitsluiting van onze website of diensten en/of aangifte van het vermoedelijke misbruik bij de politie en/of andere relevante autoriteiten.

Artikel 8. Bewaartermijnen

8.1 We bewaren uw gegevens zo lang als nodig is om de doelen te bereiken waarvoor we ze verzamelen, behalve wanneer anders vereist door de wet.

8.2 Wij verzamelen gegevens van onze website www.emdrkit.com. Dit doen we onder andere door gebruik te maken van Senddesk AdWords en Google Analytics. Deze gegevens zijn niet te herleiden naar personen. Het gaat om algemene bezoekersaantallen, land van herkomst en de pagina's die zijn bezocht.

8.3 Wij bewaren de gegevens die nodig zijn voor de financiële afwikkeling/garantie van verkoopcontracten 7 jaar en de gegevens die nodig zijn voor de loonheffingen 5 jaar. Andere personeelsgegevens worden maximaal 2 jaar na beëindiging van het dienstverband bewaard. Een vroeger, recent of verwacht (arbeids)conflict kan een reden zijn om af te wijken van deze bewaartermijnen. 

8.4 Gegevens uit agenda's, e-mails en inloggegevens van onze medewerkers worden maximaal 4 jaar bewaard.

8.5 Persoonsgegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken of die niet langer nodig zijn of worden gebruikt, worden onmiddellijk vernietigd. 

Artikel 9. Wijzigingen in de privacyverklaring

9.1 Wij hebben het recht deze privacyverklaring te wijzigen. Deze wijzigingen zullen direct op onze website worden geplaatst. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door wijzigingen in deze privacyverklaring.

9.2 Deze privacyverklaring is van kracht vanaf 15/05/2018 en vervangt alle voorgaande versies.

Artikel 10. Klachten

10.1 Neem contact op met ons management als u van mening bent dat de bepalingen van deze privacyverklaring niet worden nageleefd of als u andere redenen hebt om een klacht in te dienen met betrekking tot het vastleggen van uw gegevens.

10.2 Indien u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

Voor vragen over deze privacyverklaring, de website of SE Factory B.V. kunt u contact opnemen met info@emdrkit.com.

© 2018, Aecius juridisch advies, Groningen.